Durées de conservation des données RH : les repères officiels

Au 4 novembre 2026, la CNIL publie un référentiel de durées de conservation pour la gestion des ressources humaines, publié le 2 avril 2026 et mis à jour le 20 mai 2026. Exemples : dossier d'un candidat non retenu archivé 5 ans à compter du recrutement sur le poste, à des fins de preuve en cas d'action en discrimination ; registre unique du personnel conservé 5 ans après le départ du salarié.

Le principe et les trois phases

Les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment. La CNIL distingue la base active, pendant la durée nécessaire à l'objectif du traitement, l'archivage intermédiaire, lorsque les données ne servent plus à cet objectif mais restent utiles pour un contentieux ou une obligation légale, et l'archivage définitif, réservé aux données qui présentent un intérêt durable. En archivage intermédiaire, les données sont séparées de la base active et consultées ponctuellement par des personnes habilitées. Quand aucun texte ne fixe la durée, c'est au responsable de traitement de la déterminer et de la justifier.

Recrutement et dossier du salarié

Selon le référentiel RH du 2 avril 2026, le dossier d'un candidat non retenu reste en base active le temps de la procédure, puis peut être archivé 5 ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu, à des fins probatoires en cas d'action en discrimination (article L1134-5 du Code du travail). Pour un vivier de candidats, le référentiel CNIL sur le recrutement retient en principe deux ans au plus après le dernier contact. Les données du salarié restent en base active pendant la relation de travail ; le registre unique du personnel est conservé 5 ans après le départ.

Paie et temps de travail

Pour la mise à disposition des bulletins de paie, le référentiel indique un mois en base active après transmission puis 5 ans en archivage intermédiaire, en citant les articles L3243-4 et D3243-8 du Code du travail. La version électronique doit rester disponible soit 50 ans, soit jusqu'à l'âge de la retraite du salarié augmenté de 6 ans. Les documents de décompte du temps de travail sont conservés un an, ou sur la période de référence si l'aménagement du temps de travail dépasse un an, et trois ans pour les salariés en convention de forfait (article D3171-16). Les journaux de contrôle d'accès non biométrique sont recommandés à trois mois.

Ce que cela change pour un outil d'IA

Un assistant RH conserve souvent des traces : questions posées, réponses, documents chargés, journaux techniques. Chacune doit avoir une durée définie, alignée sur la finalité. Les durées du référentiel s'appliquent aux données RH elles-mêmes, y compris lorsqu'elles sont copiées dans l'outil ou dans un index de recherche. La CNIL recommande, dans ses bonnes pratiques avec les sous-traitants, un système de purge automatique des données arrivées au terme de leur durée de conservation. Le contrat doit prévoir cette purge et sa preuve.

À faire

1. Dresser la liste des données stockées par chaque outil d'IA RH, y compris historiques de conversation et index.
2. Associer à chaque catégorie une durée tirée du référentiel CNIL RH ou justifiée par écrit.
3. Paramétrer une purge automatique et vérifier qu'elle s'applique aussi chez le fournisseur.
4. Séparer l'archivage intermédiaire de la base active et limiter son accès.
5. Reporter les durées retenues dans le registre et dans la note d'information.

Textes de référence

• Référentiel CNIL des durées de conservation, gestion des ressources humaines (2 avril 2026)
• CNIL : présentation du référentiel de durées de conservation RH
• CNIL : les durées de conservation des données
• Référentiel CNIL recrutement, fondamentaux et questions-réponses

Questions fréquentes

Contenu d'information générale, qui ne constitue pas un conseil juridique.