Informer les salariés d'un traitement par IA

Au 4 novembre 2026, aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance (article L1222-4 du Code du travail). L'article 13 du RGPD fixe la liste des mentions à donner, dont l'existence d'une décision automatisée et la logique sous-jacente, et la CNIL recommande une information écrite.

Deux sources d'obligation

Le Code du travail pose une règle simple : un dispositif de collecte d'informations sur un salarié doit avoir été porté à sa connaissance avant d'être utilisé (article L1222-4). Pour l'évaluation, l'article L1222-3 exige que le salarié soit expressément informé des méthodes et techniques employées avant leur mise en œuvre, que ces méthodes soient pertinentes et que les résultats restent confidentiels. Le RGPD ajoute son propre socle : l'information doit être donnée au moment de la collecte, de façon claire, avec un contenu minimum défini par l'article 13.

Ce que la note d'information doit dire

La CNIL résume les informations à donner au salarié : identité du responsable du fichier, finalité, base légale, caractère obligatoire ou facultatif des réponses, destinataires, durée de conservation, droits des personnes et possibilité de réclamation auprès de la CNIL. L'article 13 du RGPD, en son paragraphe 2, point f, impose de signaler l'existence d'une décision automatisée, y compris un profilage, avec des informations utiles sur la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues. Le référentiel CNIL de gestion du personnel recommande de privilégier l'écrit pour pouvoir prouver le contenu et la date de l'information.

Transparence propre à l'IA

Depuis le 2 août 2026, selon le calendrier publié par la CNIL, les obligations de transparence du règlement européen sur l'IA s'appliquent à certains systèmes, comme les agents conversationnels ou la génération de contenu. En pratique, un salarié qui pose une question à un assistant RH doit savoir qu'il échange avec une machine. La CNIL recommande aussi, dans sa foire aux questions sur l'IA générative, d'être transparent avec les utilisateurs sur le recours à l'IA et de les familiariser avec le fonctionnement et les limites de ces systèmes.

Information collective

L'information individuelle ne remplace pas celle des représentants du personnel. L'article L2312-38 prévoit que le CSE est informé avant l'introduction de traitements automatisés de gestion du personnel. Un calendrier logique consiste à informer et consulter le CSE, puis à diffuser la note individuelle avant l'ouverture de l'outil, enfin à la rendre accessible en permanence, par exemple sur l'intranet ou dans l'outil lui-même. Toute modification importante de l'outil justifie une mise à jour de la note.

À faire

1. Rédiger une note d'information reprenant les mentions de l'article 13 du RGPD.
2. Indiquer clairement si l'outil produit des décisions automatisées ou un profilage et comment il fonctionne.
3. Afficher dans l'outil un message signalant que l'utilisateur échange avec une IA.
4. Diffuser la note avant l'ouverture de l'outil et en garder la preuve datée.
5. Mettre à jour la note à chaque changement de finalité, de fournisseur ou d'hébergement.

Textes de référence

• Article L1222-4 du Code du travail
• Article L1222-3 du Code du travail
• Articles 12 à 22 du RGPD (CNIL, chapitre III)
• Référentiel CNIL relatif à la gestion du personnel
• CNIL : les règles pour la gestion du personnel

Questions fréquentes

Contenu d'information générale, qui ne constitue pas un conseil juridique.